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"Resposabilidad del comprador como administrador en una organización"

INTRODUCCION A LAS COMPRAS

COMPRAS

Introducción

Definición
Dice la real academia española: Obtener algo con dinero.
Efectivamente se trata de obtener el bien o servicio que cubra la necesidad que origina la compra. Por supuesto que la obtención tiene un costo que debe ser cancelado, pagado.
Desde la constatación de la necesidad hasta el pago por la acción de satisfacerla, existen y cohabitan: personas, organizaciones y reglas que configuran el universo de las compras.

LAS COMPRAS

Las compras como operación económica implica una relación entre partes ajustada a derechos y obligaciones, reglamentos, mecanismos y técnicas administrativas, todos éstos aspectos bajo una voluntad de partes. Esta voluntad se origina en la propia intención de compra y previo a cualquier formalidad. Es la voluntad a determinar el objeto, a establecer las reglas y a construir una relación con la otra parte –proveedor-.
En este trabajo se trataran los aspectos técnico administrativos, para la operación y análisis de circuitos, desde un puesto operativo ó ejecutivo. En este terreno la definición de compra por excelencia es “la licitación”.

Las compras como universo, tienen una característica inmodificable, para concretarlas se necesita “tiempo”. Por supuesto que hay técnicas para obtimizarlo. Pero los eventuales en los suministros, por estar relacionados prácticamente todos, a cuestiones materiales (“espacio”) sujetas a temas de producción, hacen que deban tomarse medidas en base a una organización versátil y preparada para articularse de acuerdo a las necesidades.

LAS ORGANIZACIONES

La acción de comprar le otorga al término sentido de propiedad, siempre se puede identificar al que tiene la intención de comprar, no así del vendedor/proveedor que resultara de una compulsa de precios la cual, en términos técnicos, es una de la etapas de un procedimiento de compras.

En este sentido podemos decir que una compra determinada pertenece a una organización determinada. Sin la intención de la organización la compra no existe.

Así, las organizaciones son generadoras de compras y ventas que se sustentan y motivan.
Para la organización una compra se ubica en el rubro “gasto” ó inversión”. Del análisis de ello comprenderemos que para averiguar el nivel de compras de una organización debe saberse el nivel de gasto discriminado ó de las inversiones que impliquen el accionar del sector compras. . Y así por carácter transitivo nos iremos interiorizando de los fines y funcionamiento de la organización, y luego de los mecanismos de compras, para llegar a sus sistemas de stock e inventarios si es necesario.

Así, la compra como acción operación se desarrolla dentro de una organización (sistema). Por lo tanto las compras se ubican dentro de los circuitos administrativos que configuran un subsistema (compras) que esta inserto en el sistema de la organización. Pero el universo (sistemas) de las compras excede al de la organización ya que en elél confluyen sistemas externos al propio, lolos que a su vez dependen de otros y donde las variables son infinitas.

Objetivos y resultados. Para medir los resultados de las compras es de interés y utilidad analizar algunas cuestiones tales como: si las necesidades son satisfechas (objetivo), o si los pagos se efectúan correctamente (resultados). Por ser estas cuestiones principio y fin de un procedimiento de compra permiten analizar la mayoría de los circuitos y variables involucradas. O sea son las fuentes para un diagnóstico.

EL ESPECIALISTA

Por ello un comprador debe tener la capacidad para adaptarse tanto como la estructura de su organización lo exija. Y a la característica que no escapa es: “tiempo”, por ser propia de su universo. Es decir, un comprador necesita tiempo para serlo. Las compras de ciertos ítems de algún rubro, en la mayoría de las organizaciones se repiten año a año. Las que sean relevantes tal vez con menos periodicidad. Esto determina una acción de repetición constante que tiene asignado un lugar en la agenda anual (Plan Anual de Compras).

Este hecho de repetición para un comprador es “experiencia”. La frecuencia incidirá en el “nivel de conocimiento” del tema.

Conocimiento e Información. El conocedor. Otra característica del comprador es ser conocedor de varios temas a veces muy disímiles en tres sí. Esto le permite tener claridad para consultar, ilustrarse, y asesorar técnicamente lo más conveniente. Concretar compras normalmente.

A lo largo de este trabajo se intenta cubrir el universo de las compras en todos sus aspectos. Tanto el del individuo como el del sistema para comprenderlos en un todo.

Desde el punto de vista del individuo se analizaran preceptos que tienen que ver con su actuar, y cómo partiendo de ellos se desarrollará la acción de comprar en las diferentes etapas que se suscitan en este tipo de operación económica.

Obviedades
“Salvo impedimento técnico y/o científico, y en lo posible, siempre se consultaran la máxima cantidad de potenciales proveedores, o por lo menos el mínimo exigido.”

Desde el punto de vista de una gestión de compra, es decir desde cada una de las acciones encaradas para concretar la provisión, cuando una obviedad en particular se agrupa con otras diferentes, pero afines, se establece un conjunto de elementos con un fin determinado “Comprar”.

Para aquellos que tiene experiencia en compras entraremos en el terreno de lo obvio, pero también pueden resultar obviedades los siguientes temas incluso para aquellos que se inician en el oficio de comprar, ya que se abordaran las siguientes cuestiones empleando el sentido común, ejercitando la capacidad de razonar desde el conocimiento de las causas y efectos.

Algunos temas pueden resultar obvios. Ellos se irán presentando en forma ordenada conforme se analicen las diferentes etapas de las compras. Esto supone que podrán ser varias las obviedades, la mayoría inclusive ratificará su carácter al no existir dudas. Pero el análisis en conjunto, permite cuestionar si lo son, al momento de participar estas en la configuración de un sistema capaz de articularse en funcion de sus necesidades y circunstancias.

Entonces, hechas las salvedades, y antes de entrar en terrenos mas técnicos analicemos preceptos básicos para un especialista en compras: TRANSPARENCIA – CALIDAD - PRECIO

R. Adrian Vera